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De nombreux décideurs considèrent les applications ERP mobiles comme des gadgets qui n’offrent guère de valeur ajoutée. Certes, ils imaginent aisément leurs collaborateurs en train de consulter des indicateurs clés ou des données stratégiques sur leurs smartphones, en déplacement. Mais nombreux sont ceux qui peinent encore à percevoir l’avantage stratégique de ce type de solutions. 

Parfois, les entreprises craignent de devoir engager des coûts et doutent de la rentabilité d’une application ERP mobile. D’autres encore invoquent des problèmes de sécurité, dès lors que les données sensibles de l’entreprise ont vocation à être consultées sur un terminal mobile. Pourtant, une solution ERP mobile peut être parfaitement sécurisée et contribuer à davantage d’agilité dans les processus commerciaux. Bien évidemment, il convient de choisir avec soin la technologie, ainsi que son prestataire.

Un accès facile à l’ERP où que l’on se trouve

Disposer d’une application ERP mobile permet aux collaborateurs de l’entreprise d’accéder aux données et aux ressources, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Ils peuvent ainsi se connecter en déplacement, lors d’un rendez-vous d’affaires, mais aussi depuis chez eux, en télétravail. Bien sûr, la possibilité d’accéder aux ressources depuis le bureau, sur un PC, est conservée.

Les applications ERP mobiles ne sont pas qu’un moyen pour les managers de travailler dans le train, même si c’est l’une des utilisations envisageables. L’objectif réel de l’ERP mobile est d’étendre la portée du système de gestion centralisé. Les applications mobiles aident ainsi les employés qui, jusqu’à présent, n’avaient pas toujours accès aux fonctions ERP à développer leur productivité et à gagner en agilité.

Les commerciaux, par exemple, sont constamment sur la route et donc physiquement séparés de l’infrastructure informatique de leur employeur en l’absence d’ERP mobile. Il en va de même de certains techniciens, dans le domaine de la maintenance, qui sont amenés à intervenir sur le terrain, en dehors des locaux de l’entreprise. Tous ces personnels peuvent avoir accès aux données et aux fonctionnalités de l’ERP par le biais d’une application mobile. 

Il existe d’ailleurs d’autres situations dans lesquelles une application ERP mobile est irremplaçable. Certains collaborateurs peuvent ainsi se trouver dans les locaux de l’entreprise mais rencontrent des difficultés d’accès aux ressources de l’ERP, parce que leur domaine d’activité ne le permet pas. C’est le cas du personnel qui travaille dans les halls de stockage. Les processus dans un entrepôt sont souvent peu compatibles avec l’utilisation de l’ERP, si le système n’est pas mobile. Pourtant, le personnel devrait avoir la possibilité d’enregistrer dans l’ERP tous les mouvements de marchandises. Il est essentiel, pour optimiser les processus, d’offrir un accès mobile à ces employés.

Les applications ERP mobiles au service de différents secteurs d’activité

La plupart des secteurs d’activité peuvent voir leur productivité améliorée par l’introduction d’une application ERP mobile. Voici quelques exemples.

Gestion des entrepôts avec une application ERP mobile

Concernant la gestion des entrepôts, les processus peuvent être optimisés de manière significative en introduisant l’ERP mobile. Les grandes entreprises ne sont pas les seules à en profiter, mais l’optimisation concerne aussi les TPE-PME. La solution informatique mobile permet ainsi d’introduire un système de codes barres pour rationaliser le flux des marchandises. La logistique est optimisée, les collaborateurs sont plus productifs et les bénéfices sont rapidement au rendez-vous. Les marchandises entrantes sont scannées par les employés et les données sont envoyées au système ERP. Chaque retrait de marchandises est enregistré par le scanner pendant les processus de prélèvement et le stock est débité dans le système ERP en temps réel. Le département des ventes dispose toujours d’informations exactes sur les stocks.

Une application ERP mobile pour le traitement des commandes

La digitalisation de nombreux processus via des applications ERP mobiles facilite et accélère le traitement des commandes. Les erreurs sont moins nombreuses. La saisie des commandes peut se faire aussi bien en ligne que hors ligne. Le personnel de vente dispose directement des données relatives aux clients. On n’utilise plus ni fax ni téléphone, mais les commandes peuvent être transmises directement à l’ERP. Dès lors, tous les services concernés peuvent consulter l’état des commandes via un terminal mobile.

L’ERP mobile pour le service client

Le service client peut s’appuyer sur des solutions flexibles et mobiles pour gérer la base de données des clients et des prospects. Dans les entreprises effectuant de la maintenance, par exemple, la gestion des contrats et des interventions est facilitée et rationalisée. Le responsable du service après-vente dispose de toutes les données nécessaires sur les machines installées dans l’entreprise du client, peut consulter et retracer l’historique de la maintenance à tout moment et en tout lieu, et peut réagir plus rapidement aux problèmes lorsqu’ils se présentent. Si le service technique a besoin d’une pièce de rechange pour une opération planifiée, la base de données lui indique immédiatement si la pièce est en stock. Pour le client, l’utilisation par l’entreprise d’une application ERP mobile est synonyme de meilleure qualité de service, avec des temps de réponse plus courts.

Comment mettre en œuvre une solution ERP mobile ?

Aujourd’hui, la plupart des entreprises font appel à un prestataire externe comme le Groupe Kardol pour la mise en place d’une solution ERP mobile, couplée à une application dédiée. C’est la meilleure manière de disposer de conseils d’experts et de bénéficier d’un suivi attentif du projet. Il est indispensable de commencer par un audit, de manière à analyser les processus opérationnels de l’entreprise. Ce n’est qu’après qu’il sera possible d’externaliser les fonctions de l’ERP vers des solutions mobiles, ces dernières pouvant être conçues sur mesure par les spécialistes du Groupe Kardol. Il peut aussi être intéressant de prévoir une interface avec un CRM mobile de dernière génération comme Yuto.

La question de la sécurité des données est évidemment essentielle. Elle concerne non seulement le système ERP interne à une entreprise ou l’ERP basé dans le cloud, mais aussi les applications ERP mobiles. Il est essentiel de choisir un prestataire qui saura mettre en œuvre des protocoles protégeant les données contre les accès non autorisés et une solution qui offre un cryptage lors de la transmission des fichiers. L’utilisation de terminaux mobiles augmente le risque de piratage de données sensibles, en cas de perte ou de vol d’un appareil. Mieux vaut alors opter pour une solution dans laquelle les données sont accessibles uniquement en ligne.