Une entreprise est en lien avec de nombreux autres tiers : partenaires, clients, fournisseurs, sous-traitants, organismes financiers ou de formation et d’autres encore. La nature de chacun de ces liens est différente. Cependant, elle se concrétise par la création et l’échange de documents divers qui, pour beaucoup, nécessitent des validations par signature. Or, avec la multiplication de ces transactions, ces échanges, sont de plus en plus nombreux et réclament un traitement administratif qui peut être long et fastidieux : Rédaction de lettre, validation interne, envoi par courrier, etc. L’ensemble de ces étapes nécessite du temps, peut être couteux, et ne permet pas un échange d’informations quasi immédiat avec les correspondants.
C’est dans ce contexte qu’est née l’idée de mettre à disposition de nos clients une solution de dématérialisation des signatures. Cette solution intégrée à l’offre devait permettre à nos entreprises clientes d’accélérer leurs processus administratifs et de diminuer les coûts liés, tout en assurant un niveau de sécurité et d’authentification important.
Pourquoi proposer une solution de signature électronique à nos clients industriels ?
Par essence, l’ERP d’une entreprise inclut toute cette dimension administrative. Il génère, réceptionne et consolide l’essentiel des documents à signer. Expert de ce type de solutions, le Groupe Kardol se retrouve naturellement en première ligne face aux attentes de ses clients dans ce domaine. Fort de l’analyse de la situation, nous avons donc décidé de nous appuyer sur un partenaire spécialisé dans la gestion électronique des signatures de documents.
Notre objectif était d’intégrer un service à haut niveau de disponibilité, sécurisé, facile et rapide à mettre en œuvre. Il devait aussi apporter toutes les garanties d’identification des signataires tout en assurant la confidentialité des échanges.
Il était évident que, puisqu’intégrateur de l’ERP Sage X3, la solution en question s’y avère parfaitement intégrable.
De fait, ce service complémentaire dans la gestion des flux opérationnels de nos clients (vente, achat mais aussi contrôle qualité et gestion documentaire) représente un gain considérable.
Concrètement, la solution devait donc permettre la génération des demandes de signature ou d’horodatage à partir des flux X3.
La solution en mode Saas Universign sera désormais disponible dans Sage X3
Nous nous sommes rapprochés de la société Universign dont la solution éponyme répondait à l’ensemble des objectifs visés.
Certifié prestataire de Services de Confiance, qualifié selon le règlement européen eIDAS, Universign nous apportait les garanties de sécurité et d’obligations réglementaires incontournables dans la gestion des signatures électroniques.
La souplesse et la facilité d’utilisation de la plateforme de gestion des signatures mises à disposition par Universign répondaient quant à elle à notre volonté de proposer une offre cloud native, légère et simple.
Enfin la modernité de la plateforme technique nous permettait de répondre à notre dernier objectif d’intégration et d’appel du service de signature à partir de Sage X3.
Nous avons pour cela mis en œuvre de nouvelles fonctions au sein de Sage X3 afin de créer et de suivre les collectes de documents à signer, incluant la liste des signataires et le suivi des signatures.
Le pilotage de la collecte et des demandes de signature est complètement assuré par cette nouvelle fonction. Celle-ci permet :
- D’appeler le service Universign,
- De transmettre les informations nécessaires au déclenchement du process de signature et
- D’en suivre l’état de réalisation jusqu’à la récupération des documents signés qui sont stockés et consultables à partir de l’ERP X3.
Nous poursuivons actuellement l’amélioration de la valeur ajoutée de ce service de signature en l’intégrant dans notre moteur de workflow. Le pilotage en sera ainsi encore plus intégré et automatisé.
» Notre solution de signature électronique simplifie significativement les processus tout en garantissant un haut niveau de sécurité et de conformité indispensable aux utilisateurs. Nous sommes ravis de compléter l’offre de Kardol et de les accompagner activement dans leur démarche d’innovation et de digitalisation au profit de leurs clients. «
La dématérialisation au bénéfice de la rentabilité
Avec l’intégration des services de signature électronique dans nos solutions autour de Sage X3, nous mettons à disposition de nos clients la possibilité d’échanger plus rapidement avec leurs différents partenaires, de sécuriser ces échanges et de garantir les règles de confidentialité sur des documents bien souvent contractuels. Ces bénéfices s’accompagnent d’une réduction des coûts pour l’entreprise conséquente. En effet, le traitement administratif d’un courrier et de ses frais d’envoi affiche un rapport allant de 1 à 5 comparé à celui de la signature électronique.
Accompagner nos clients dans l’utilisation de solutions modernes reste le cheval de bataille du Groupe Kardol.
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